¿Controlar la gestión? Los Presupuestos nos ayudan. Proceso presupuestario y tipos de presupuestos: Operativos, Inversión y Tesorería.

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¡Hola bienvenido!

Hoy vamos a introducirnos en el fantástico mundo de los presupuestos, una de las herramientas claves para la gestión económico-financiero en las empresas.

¿Tienes un proceso presupuestario en tu empresa? Si la respuesta es NO, créeme, estás dejando de utilizar un método fundamental para mejorar la planificación y el control de tu gestión y, por ende, mejorar tu tranquilidad personal como gestor.

Con este primer artículo nos iremos introduciendo, poco a poco, en éste fantástico y apasionante mundo, donde veremos: ¿qué es el proceso presupuestario?,¿qué tipos de presupuestos podemos gestionar? y ¿qué nos pueden aportar en cada caso?

PROCESO PARA IMPLANTAR UN PRESUPUESTO.

“Herramienta o método que recoge las previsiones u objetivos económicos de la empresa en un periodo determinado (diario, quincenal, mensual, trimestral, anual, etc.), como consecuencia de las operaciones futuras que se van a originar y teniendo como base la experiencia pasada, donde tienen participación los diferentes departamentos de la empresa.”

El horizonte temporal suele ser anual, con periodicidades trimestrales, bimensuales, mensuales o quincenales, y vendrá determinado de una parte, por el nivel de detalle que queramos que tengan nuestros presupuestos para un mejor control de la información que de ellos se desprende y por otra parte por el volumen de operaciones o movimientos que nuestra actividad genere.


El horizonte temporal del PRESUPUESTO debe ser anual, con periodicidades trimestrales, bimensuales, mensuales o quincenales. El nivel de detalle depende del volumen y caracteristicas de tu negocio.


Si queremos implantar un proceso presupuestario completo dentro de nuestra empresa, los pasos a seguir para su correcta implementación serían los siguientes, aunque es cierto que en la realidad pueden existir derivaciones diferentes en función de la información que cada uno desee obtener de estos presupuestos:

  1. Implicación de la dirección o gerencia: Inicialmente ésta debe comunicar a los responsables de las diferentes áreas de la empresa las pautas y objetivos generales para el próximo año, o lo que es lo mismo la estrategia a seguir.
  2. Manual de presupuestación: Debemos de distribuir entre los responsables lo que se denomina “manual de presupuestación”, documento donde se refleje la mecánica y criterios, variables del entorno y datos históricos de cada departamento, que cada responsable debe seguir.
  3. Preparación: Debemos elaborar, por cada departamento, el presupuesto de ventas, producción, compras, inversiones, costes y gastos, y se deben de evitar, en la medida de nuestras posibilidades, las extrapolaciones sin sentido. 
  4. Presupuesto consolidado: En esta fase obtendremos el presupuesto global o consolidado, que no es más que la agregación de todos los presupuestos elaborados por cada departamento. Aprovecharemos para eliminar y depurar incoherencias que detectemos en coordinación con el departamento correspondiente. También elaboraremos el presupuesto financiero que veremos más adelante.
  5. Revisión: Llevaremos a cabo la revisión de los presupuestos en comparación con los objetivos inicialmente marcados, y se negociará con cada departamento llegado el caso. Es importante que, si existe una incongruencia significativa, los cambios que se pudieran ocasionar fuesen aceptados de buen grado por el departamento correspondiente, no se trata de imponer unos objetivos sino de consensuarlos con una visión de unidad global de negocio. De nada nos servirá todo este proceso si al final cada unidad de responsabilidad los toma como una imposición unidireccional y no como un vehículo para la consecución de los objetivos estratégicos. Advierto por experiencia, que la implantación completa de un proceso presupuestario no es fácil y que su dificultad es directamente proporcional a las dimensiones de la empresa. Ya veremos que podemos implantar los presupuestos de manera algo más resumida, dependiendo del tipo de información que queramos planificar y controlar.
  6. Aprobación: Finalmente, se incorporan las correcciones, si las hubiese, editamos y entregamos a cada departamento.

Nosotros con la ayuda de Excel, iremos diseñando la estructura de los presupuestos que vayamos exponiendo.

¿QUE TIPOS DE PRESPUESTOS EXISTEN?


Existen muchos tipos de presupuestos y su nomenclatura es muy variada, nosotros vamos a hablar de PRESUPUESTOS OPERATIVOS, DE INVERSIÓN Y DE TESORERÍA.


Podemos hablar de tres tipos de presupuestos: operativos, de inversiones y de tesorería. En artículos posteriores profundizaremos en el de Tesorería, por su importancia y riqueza en la información que nos aporta, ofreciéndonos la oportunidad de tener información muy aproximada de nuestras necesidades o excedentes de liquidez.

  • Presupuestos Operativos o de Operaciones: son presupuestos cuyo origen se encuadran dentro de las actividades de venta, distribución y administración. Toda la información para su elaboración se obtiene del departamento comercial, distribución o logística y administración.

Dentro de éstos, podemos hablar de presupuestos de ventas, de costes comerciales, de producción, de materias primas, de mano de obra directa y de estructura.

  • Presupuestos de Inversiones: son presupuestos cuyo origen se encuadran en operaciones de adquisición de nuevos medios en la producción o en la estructura, pueden implicar una ampliación o sustitución de nuestra capacidad productiva.

Dentro de éstos, podemos hablar de presupuestos de inversiones productivas o inversiones no productivas.

  • Presupuestos de Tesorería: son presupuestos cuyo origen se encuadra en las operaciones de cobros y pagos (no confundir con ingresos y gastos) que nuestra actividad genera. Como mencioné anteriormente, con ellos tenemos la gran oportunidad de controlar y anticiparnos a nuestras necesidades o excedentes de liquidez y en consecuencia planificar y estructurar nuestra financiación o posiciones de excedentes que vayamos a generar, todo ello nos posicionará adecuadamente en nuestras negociaciones futuras.

Dentro de éstos, podemos hablar de presupuestos de explotación u operativo (cobro y pagos de las operaciones que generan nuestra actividad) y presupuestos financieros o de capital (cobros y pagos de operaciones de carácter financiero).


Es importante tener muy claro la aportación de valor que los presupuestos hacen en nuestra gestión financiera diaria, por un lado, la PLANIFICACIÓN, que ya hemos comentado y por otro, el CONTROL.


Control a través del análisis o evaluación de las desviaciones que se van produciendo como resultado de la comparación entre lo planificado y lo real, es decir, el futuro se irá convirtiendo en presente, un ejemplo; en los presupuestos de tesorería iremos comparando si las necesidades de liquidez que planificamos para el mes de julio, como consecuencia de tener mayores pagos que cobros, finalmente se han producido o si hemos generado excedentes de tesorería.

Es importante detectar las desviaciones producidas, pero es más importante saber descomponer esta desviación para detectar la causa que lo ha originado y el departamento responsable, para así poder tomar decisiones sobre medidas correctoras en aras de mejorarlas o modificarlas. A estas desviaciones, por su importancia, le dedicaré un artículo.


En el diseño del proceso presupuestario de la empresa, todos los tipos de presupuestos están interrelacionados, es decir, el origen de los datos de un presupuesto son consecuencia de la elaboración de otro presupuesto.


Os muestro un gráfico de cómo sería la elaboración de un presupuesto global si tuviésemos una empresa comercial:

 

Finalmente, deciros que los presupuestos debemos de comenzar siempre a elaborarlos, aproximadamente, en septiembre del año anterior y pudiendo partir de cero, son los llamados “presupuestos cero”, porque se elaboran sin tener en cuenta los datos del año anterior, o podemos partir de los datos del año anterior, llamados “presupuestos continuistas”, hablaremos también de ellos.

Por último y como siempre, ya sabéis, si os gusta, compartir, y si tenéis dudas, opiniones, aclaraciones o aportaciones al respecto, dejad un comentario y os responderé lo antes posible.

Que tengáis,        #muchapasiónfinanciera

Un abrazo.

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4 respuestas a «¿Controlar la gestión? Los Presupuestos nos ayudan. Proceso presupuestario y tipos de presupuestos: Operativos, Inversión y Tesorería.»

  1. Miguel, muy bueno tu post! Este conocimiento nos sirve para la mejora de nuestra planificación presupuestaria. Estamos implementando el proceso de control de gestión en nuestra organización, por lo cual tengo una consulta: ¿Dónde se incluye el presupuesto de inversiones?

    0
    1. Miguel Ángel García dice:

      Hola Sergio!

      Gracias por tu pregunta y comentario.

      En los presupuestos de inversiones se reflejan las deciciones que repercuten en los bienes de capital de la empresa y tienen su consecuencia con motivo de la elaboración de los planes estratégicos y en la toma de deciciones como: la fabricación de nuevos productos, el incremento de la capacidad de producción, la renovación de maquinaria obsoleta,etc.

      Los presupuestos de inversiones, al igual que los otros tipos de presupuestos, “para su elaboración” son independientes, es decir, en éstos contemplaremos las inversiones operativas o estratégicas que la empresa necesita realizar durante el año. En él recogeremos todos los movimientos de fondos que implique la inversión. La complejidad para su elaboración dependerá de la decisión de inversión que tomemos. Por ejemplo, tenemos una máquina en la planta de producción que por su antiguedad se ha quedado obsoleta y sabemos que debemos reemplazar en el siguiente año, nuestro presupuesto de inversiones recogerá precio de la máquina y su forma de pago, las amortizaciones, impacto fiscal, gastos adicionales, posibles ingresos si los hubiera, etc.

      Igualmente alguno de estos datos los trasladaremos al presupuesto de tesorería cuando elaboremos dichos presupuestos.

      La elaboración de los presupuestos de inversión son igualmente importante en la empresa ya que nos van a servir también para realizar un análisis profundo de la inversión, valorar su impacto en la empresa y su conveniencia de realizarlas.

      Te recomiendo, para profundizar más en el capítulo de inversiones, la lectura de los artículos que se recogen en las sección de “Valoración de inversiones”

      Quizás sea oportuno publicar un artículo con un ejemplo práctico de elaboración de un presupuesto de inversiones, tomo nota y lo trabajaré en breve.

      Un saludo, y gracias.

      0
  2. Muy interesante el artículo Miguel Ángel, enhorabuena por el blog. Tengo especial interés por saber cuántos presupuestos en función de a quien vayan dirigidos pudieran existir en una empresa. He escuchado muchas veces hablar de presupuesto financiero y presupuesto ejecutivo, y no tengo muy clara la diferencia, podrías acláramelo. Por otro lado operarativamente cuando uno realiza un presupuesto anual, debe acompañarlo de un plan de acciones donde justifique el grado de compromiso de las asunciones del mismo? Muchas gracias y mucha suerte en tu nueva etapa. Saludos

    0
    1. Miguel Ángel García dice:

      Gracias Rafael, me alegro que lo encuentres interesante.
      En el artículo comento los tipos de presupuestos que podemos encontrarnos, eso no quita que en el ámbito financiero existan más tipos de presupuestos o que un mismo presupuesto tenga varias denominaciones. Desde mi punto de vista, el presupuesto ejecutivo sería el compendio de todos los presupuestos, donde se recoge la estrategia global de la empresa, motor para la toma de decisiones. Por supuesto que todo proceso presupuestario tiene que ir acompañado del plan de acción, del cómo vamos a ejecutarlo y del compromiso de todos para conseguir los presupuestos marcados, sin un plan de acción adecuado los presupuestos serán “papel mojado”. No obstante, más adelante iremos profundizando en cada presupuesto, en breve publicaré un artículo sobre presupuestos financieros, el cual formaría parte del presupuesto ejecutivo.

      Un saludo. #muchapasiónfinanciera

      0

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