Gestión de los cobros y pagos (I): Establecer una correcta política comercial.

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Una gestión adecuada de nuestros cobros y pagos y por lo tanto de nuestra tesorería implica establecer pautas de comportamiento en nuestras políticas comerciales y políticas de compras con el objetivo de contribuir a reducir el horizonte temporal de transformación de una venta en caja.


Nuestro objetivo debe ser recucir al máximo el tiempo que transcurre entre que se produce una venta de nuestros producto o servicio y ésta se convierte en caja, en dinero, mediante su cobro. Reducir este periodo disminuye nuestras necesidades de tesorería.


En este artículo vamos a detallar algunos de los aspectos a tener presente en la definición de nuestra política comercial (veremos en otro artículo aspectos de la política de compras).

  • Aspectos a tener en cuenta en la implantación de la política comercial

1.-Definir correctamente nuestro proceso de facturación.

Pedido del cliente =) Entrega producto o prestación servicio =) Firma del albarán =) Entrega factura

Nuestro objetivo será gestionar adecuadamente este proceso para reducir al máximo los créditos ocultos (necesidades de tesorería generadas por el alargamiento de días en este proceso) producidos por: días que tarda el albarán entre que sale y llega firmado a la empresa, días que pasan de confección de la factura, días que se pierden cuando se acumulan varias facturas y ponemos vencimiento más lejano, si la factura se envía físicamente días que pasan desde el envío hasta la recepción, errores formales en la factura que retrasan su cobro, días que pasan de contabilización y envío.

2.-Determinar nuestro plazo de cobro o PMC.

Debemos de determinar el número de días de crédito que vamos a negociar con los clientes. Es común tener delimitado el PMC a negociar con los clientes y cuando hacemos los cálculos a través de la formula, detectar que ambos PMC no coinciden. En estos cálculos no aparece el periodo de facturación ya que el saldo de cliente aparece cuando se contabiliza la factura. El PMC solo nos mide una parte del periodo de crédito total

Tener presente si hay IVA diferentes y si hay o no estacionalidad en las ventas.

3.-Fecha de inicio del cómputo del crédito.

Debemos de negociar y delimitar con el cliente la fecha de inicio del cómputo del vencimiento del crédito. Si acordamos 60 días de vencimiento del cobro….¿a contar desde cuándo?

Embarque o salida de la empresa vendedora, entrega en la empresa compradora, aceptación por parte del comprador, fecha de emisión de la factura, recepción de la factura por parte del cliente.

Naturalmente unas benefician al comprador y otras al vendedor, debemos de negociar eficientemente.

4.-Agrupación de plazos de albaranes.

Es un procedimiento «exigido» por empresas clientes que mantienen un alto nivel de transacciones comerciales y que le benefician a él si se emite la factura con la fecha de la última entrega de pedido, ya que alarga el periodo de crédito del resto de albaranes. En este caso el comprador puede negociar un promedio ponderado de los vencimientos de las facturas e igualmente le puede beneficiar ya que reduce tareas administrativas.

5.-Determinar los días de pago.

La empresa cliente puede establecer un día de pago fijo en el mes, facilitando así la planificación y gestión de su tesorería, pero a la empresa vendedora le genera un mayor plazo de los días de crédito.

Si la empresa compradora establece 1 día solo de pago al mes, a la empresa vendedora le genera un plazo de crédito adicional de 15 días, si establece 2 días de pago al mes le genera 7,5 días adicionales y si establece 3 días le genera 5 días adicionales.

6.-Medios de pago que vamos a utilizar.

Debemos de establecer siempre en las negociaciones la modalidad de cobro en función de una seria de parámetros como son la seguridad en el cobro, la liquidez, quién mantiene la iniciativa a la hora de gestionar el cobro a su vencimiento, la operativa que implica y el coste financiero que conlleva.

Medios de pago que podemos utilizar: metálico, transferencia, cheque, pagaré, letra de cambio, recibo domiciliado, tarjeta de crédito, confirming, factoring, etc.

7.-Valorar la posibilidad de realizar descuentos por pronto pago a clientes.

Debemos de tener establecido pautas a la hora de ofrecer descuentos a los clientes por anticipar el cobro bien por iniciativa del cliente o de nuestra empresa. Esta posibilidad nos puede venir bien en casos de déficit o excedentes de tesorería, o sean más baratas que otras posibles alternativas al alcance. (Recomiendo la lectura del artículo ¿Cómo elegir entre varias fuentes de financiación? ¿Elegimos siempre la alternativa más adecuada?)

Es importante establecer el día de cobro exacto del anticipo con el cliente ya que un retraso puede convertir una operación rentable en no rentable.

8.-Valorar la posibilidad de realizar recargos o bonificaciones por aplazamiento de cobros.

Igualmente debemos establecer las pautas a la hora de ofrecer recargos en cobros de cliente bien por iniciativa del cliente o de nuestra empresa. Con esta operación estamos generando un retraso en la generación de caja.

Igualmente nos puede venir bien en situaciones de excedentes de tesorería y cuya rentabilidad es mayor a otras alternativas al alcance o también porque la rentabilidad que obtengamos sea mayor al coste de la utilización de financiación, es decir, no tenemos excedentes pero mantenemos disponible en póliza de crédito cuyo coste es inferior a la rentabilidad que voy a obtener por negociar con un cliente el retraso del cobro.

9.Descuentos por volumen de compras.

Tener establecido los diferentes descuentos a repercutir a los clientes en función del volumen de compra, calculando en cada situación la TAE resultante de esa bonificación.

En los procesos de facturación nos podemos encontrar con la pre-facturación, que elimina los albaranes las mercancías se entregan directamente con la factura, generando ventajas como eliminación de posibles retrasos en el proceso de facturación, reducción de tareas administrativas, facilita anticipar la posible financiación, así como desventajas como no permite agrupar facturas y es más complicado admitir modificaciones.

Igualmente nos podemos encontrar con post-facturación, las mercancías se entregan con el albarán para posteriormente entregar la factura, generando ventajas como agrupación de facturas, recabar la conformidad del cliente en la entrega, así como desventajas como acumulación de retrasos en la facturación, mayores tareas administrativas y dificulta la financiación inmediata.

Para terminar la opción que tenemos desde 01 de enero de 2004 de emitir las facturas en formato electrónico, ficheros electrónicos. Este sistema genera ventajas para la empresa vendedora tales como, ahorro de tiempo y costes, agilidad en los resultados de búsqueda, mejora la imagen de la empresa, e igualmente genera ventajas para la empresa compradora tales como, la factura se integra automáticamente en sus sistemas de información, posibilidad de impresión con total validez jurídica y fiscal.


Debemos establecer una correcta política comercial, periodos medios de cobro, descuentos, bonificaciones, plazos, etc, así como revisar que éstas se cumplen revisando procesos o contratos con clientes. SER PROACTIVOS ANTE LA POLITICA COMERCIAL.


Para terminar el artículo hablemos de algunas de las medidas que podemos llevar a cabo para paliar el riego comercial en la empresa:

  • Establecer políticas de crédito y procedimientos coherentes.
  • No obligar la materialización de una venta con condiciones de pago.
  • Obtener a través de plataformas informes comerciales de los clientes.
  • Otorgar límites de crédito por clientes en función de un estudio previo.
  • Pedir referencias a terceros.
  • Recoger la firma en el contrato de venta.
  • Recoger el soporte documental de cada operación comercial.
  • Evitar fallos en los procesos.
  • Gestionar proactivamente el cobro.
  • Controlar los saldos vencidos y los impagos.
  • Contratar seguros de crédito con compañías al efecto.

Cobrar la venta es importante, fundamental para la sostenibilidad de la empresa, pero revisar que cobramos en los términos pactados es igualmente importante, ya que influirá en las necesidades de tesorería de la empresa.


Por último y como siempre, ya sabéis, si os gusta, compartir, y si tenéis dudas, opiniones, aclaraciones o aportaciones al respecto, dejad un comentario y os responderé lo antes posible.

Que tengáis,      #muchapasionfinanciera

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